Öffentliche Hand

Ausschreibung für Behörden grundsätzliche Vorschrift

In Deutschland und den anderen Staaten der Europäischen Union ist es für Behörden grundsätzlich Vorschrift,

  • beim Einkauf von Gütern,
  • bei der Vergabe von Dienstleistungsaufträgen sowie
  • bei der Beauftragung von Bauleistungen

eine Ausschreibung vorzunehmen. Das gilt für kommunale Verwaltungen ebenso, wie für die Institutionen der Bundesländer und die des Bundes, sowie deren jeweilige nachgeordnete Einrichtungen. Zielstellung ist es dabei, durch Wettbewerb zu günstigen Preisen bestmögliche Qualität einzukaufen, Steuergelder also sparsam und sachgerecht einzusetzen. Zudem sollen damit öffentliche Transparenz und Gerechtigkeit bei der Vergabe gefördert und Korruption verhindert werden.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Einige Bereiche sind allerdings durch das Ausschreibungsrecht entweder komplett ausgenommen aus den allgemeinen Vergabeverfahren, oder es gibt spezielle Vorschriften und Richtlinien für begrenzte Ausschreibungen. Eine solche besondere Verfahrensweise wird zumindest teilweise im Verteidigungsbereich praktiziert, bei der Beschaffung von Verteidigungsgütern also.

Eingeschränkt wird diese grundsätzliche Regelung zudem durch sogenannte Schwellenwerte. Das heißt, es gibt finanzielle Mindestgrenzen hinsichtlich des Auftragswertes, unterhalb derer eine Vergabe ohne eine vorherige Ausschreibung zulässig ist, beziehungsweise bei der eine begrenzte Ausschreibung gestattet wird. Andererseits schreiben Schwellenwerte auch vor, ab wann eine Ausschreibung europaweit zu erfolgen hat.

Im Zusammenhang mit der Wirtschafts- und Finanzkrise haben EU und Bundesregierung im Jahr 2009 einige Maßnahmen zur Vereinfachung der Ausschreibungsverfahren beschlossen.

Allgemeines Haushaltsrecht verlangt sparsamste Verwendung der Mittel

Außer durch die Vorschriften des Ausschreibungsrechtes wird die Vergabe öffentlicher Aufträge auch durch das allgemeine Haushaltsrecht der Verpflichtung unterworfen, Leistungen und Güter zu möglichst günstigen Konditionen einzukaufen. Dabei geht es neben der Kosteneinsparung auch um die zügige Befriedigung öffentlicher Bedarfe und nicht zuletzt um die Vermeidung von Vergabebeschwerden nicht zum Zuge gekommener Unternehmen.

Rund 60 Prozent der öffentlichen Aufträge werden von Kommunen vergeben.

Die Regelungen für die Ausschreibungen sind in mehreren Verordnungen festgehalten. VOB, VOL und VOF regeln die jeweiligen Vergabegrundsätze für die verschiedenen Leistungsarten und teils sehr detailliert die konkreten Abläufe der diesbezüglichen Vergabeverfahren:

VOB – Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen

Bauleistungen im Sinne der VOB sind Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instand gehalten, geändert oder beseitigt wird. Sie ist auch unterhalb der Schwellenwerte zwingend anzuwenden und schreibt im Detail vor, wie diese Leistungen auszuschreiben sind. Insbesondere die Festlegungen zur eindeutigen Leistungsbeschreibung finden ihre Ergänzung in einschlägigen Vergabehandbüchern, Standardleistungsbüchern, Ausschreibungstexten etc.

VOL – Verdingungsordnung für Leistungen

Leistungen im Sinne der VOL sind alle Lieferungen und Leistungen, die nicht unter die VOB fallen, und die keine freiberuflichen Tätigkeiten sind oder Leistungen, die im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen erbracht werden, also deren Vergabe nicht durch die VOF geregelt wird.

VOF – Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen

Die VOF findet Anwendung auf die Vergabe von Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden.

Da es bei freiberuflichen Leistungen in der Regel um eigenschöpferische Arbeiten des Leistenden geht, unterscheidet sich das Vergabeverfahren von denen nach VOB und VOL. Hier werden die sich an der Ausschreibung beteiligenden Anbieter zur Einreichung von Entwürfen, Plänen, Zeichnungen, Berechnungen und ähnlichem aufgefordert. Kommen sie in die nähere Wahl ergeht gegebenenfalls eine Aufforderung zur Verhandlung. Ausschreibungen nach der VOF werden häufig in Form von Wettbewerben durchgeführt. Wettbewerbe sind Auslobungsverfahren, die dazu dienen, dem Auftraggeber einen Plan oder eine Planung zu verschaffen. Hier erfolgt die Auswahl zwischen den verschiedenen eingereichten Angeboten durch ein Preisgericht aufgrund vergleichender Beurteilungen. Das kann mit oder ohne Verteilung von Preisen erfolgen.

Anwendung finden solche Verfahren beispielsweise zur Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen die dann nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure HOAI honoriert werden.

Eindeutig und erschöpfend beschreibbare freiberufliche Leistungen sind allerdings nach der Verdingungsordnung für Leistungen zu vergeben.

VgV - Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung)

Diese Verordnung trifft nähere Bestimmungen über das bei der Vergabe öffentlicher Aufträge einzuhaltende Verfahren sowie über die Zuständigkeit und das Verfahren bei der Durchführung von Nachprüfungsverfahren für öffentliche Aufträge, deren geschätzte Auftragswerte die in § 2 der VgV geregelten Beträge ohne Umsatzsteuer erreichen oder übersteigen (Schwellenwerte) und legt diese Schwellenwerte fest.

Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge im Sektorenbereich beispielsweise auf 422.000 € und für allgemeine Liefer- und Dienstleistungsaufträge auf 211.000 €. Bei Bauaufträgen beträgt der Schwellenwert nach VgV 5.278.000 € (VgV in der Fassung vom 20. April 2009)

Gesetz gegen die Beschränkung des Wettbewerbs (GWB)

Alle diese Vergabevorschriften basieren auf dem Gesetz gegen die Beschränkung des Wettbewerbs (GWB), das im § 97 Allgemeine Grundsätze festlegt: "Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach Maßgabe der folgenden Vorschriften im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren." Es schreibt den Grundsatz der Gleichbehandlung aller Teilnehmer an einem Vergabeverfahren vor. Und legt in den Absätzen 4 und 5 fest: "Aufträge werden an fachkundige, leistungsfähige sowie gesetzestreue und zuverlässige Unternehmen vergeben. Für die Auftragsausführung können zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer gestellt werden, die insbesondere soziale, umweltbezogene oder innovative Aspekte betreffen, wenn sie im sachlichen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen und sich aus der Leistungsbeschreibung ergeben. Andere oder weitergehende Anforderungen dürfen an Auftragnehmer nur gestellt werden, wenn dies durch Bundes- oder Landesgesetz vorgesehen ist. ... Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt."

Im § 98 wird geregelt, was öffentliche Aufträge sind, nämlich "entgeltliche Verträge von öffentlichen Auftraggebern mit Unternehmen über die Beschaffung von Leistungen, die Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen zum Gegenstand haben, Baukonzessionen und Auslobungsverfahren, die zu Dienstleistungsaufträgen führen sollen." Sodann werden die einzelnen Formen im Detail erläutert.

Diese Verordnungen und gesetzlichen Regelungen basieren auf den wettbewerbs- und vergaberechtlichen Richtlinien der Europäischen Union und stellen deren Umsetzung in nationales deutsches Recht dar.


Formen der Ausschreibung und Vergabe

Bei den Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge gibt es grundsätzlich drei verschiedene Möglichkeiten, deren Anwendung von den jeweilig zutreffenden Vorschriften und Regelungen bestimmt wird:

1 Öffentliche Ausschreibung

Hierbei handelt es sich um das sogenannte offene Verfahren, bei dem ein unbeschränkter Kreis von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert wird. Auffordern ist in diesem Falle allerdings nur so zu verstehen, dass jedes geeignete Unternehmen, das Kenntnis von den Ausschreibungsunterlagen erlangt, sich durch Abgabe eines Angebotes an der Ausschreibung beteiligen kann. Die Pflicht des Ausschreibenden besteht darin, die Informationen so zu veröffentlichen, dass jeder potenziell Interessierte die Ausschreibung zur Kenntnis nehmen und die Ausschreibungsunterlagen anfordern kann.

2 Beschränkte Ausschreibung

Ist auf Grund der Art des zu vergebenden Auftrages oder der zu beachtenden Schwellenwerte eine beschränkte Ausschreibung vorgesehen oder erlaubt, wird nur ein nach vorgegebenen Kriterien ausgewählter beschränkter Kreis von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Dieses Verfahren wird auch als nicht offenes Verfahren bezeichnet und es sollen nach VOB drei bis acht Bewerber einbezogen werden.

3 Freihändige Vergabe

Im Rahmen der sogenannten freihändigen Vergabe wählt der Auftraggeber den Auftragnehmer aus und bemüht sich im Rahmen von Verhandlungen um den möglichst günstigsten Preis. Dieses Verfahren wird deshalb auch als Verhandlungsverfahren bezeichnet. Auch die freihändige Vergabe ist an die aktuell bestimmten Schwellenwerte gebunden.

4 Öffentlich-private Partnerschaften

Vielfach werden insbesondere im kommunalen Bereich Aufgaben und Dienstleistungen der öffentlichen Hand, die grundsätzlich unter das Ausschreibungsrecht fallen, in Form einer institutionalisierten öffentlich-privaten Partnerschaft längerfristig oder auch dauerhaft durch vertragliche Regelungen, Bildung gemeinsamer Unternehmen oder durch vollständige Privatisierung an private Dienstleister vergeben.

Grundsätzlich offenes Verfahren

Grundsätzlich besteht bei der Vergabe öffentlicher Aufträge die Pflicht zur Anwendung des offenen Verfahrens, da auf diese Weise der potenziell größte Wettbewerb organisiert wird. Nur unter engen Voraussetzungen dürfen die anderen Verfahren gewählt werden. Beim offenen und auch beim nicht offenen Verfahren ist eine Verhandlung zwischen Ausschreibendem und Anbietern lediglich insoweit zulässig, wie es darum geht, sich über die grundsätzliche Eignung des Anbieters beispielsweise zu informieren. Lediglich die freihändige Vergabe erlaubt preisliche Verhandlungen.

Gute Gründe für beschränkte Ausschreibungen oder Freihandvergabe

Dabei kann sich die Zulässigkeit beschränkter Ausschreibungen unterhalb der Schwellenwerte auch dadurch begründen, dass der Aufwand eines offenen Verfahrens zu dem erreichbaren Vorteil in einem deutlichen Missverhältnis steht oder kein annehmbares Ergebnis erwarten lässt. Das gilt auch für Leistungen, die nur von einem beschränkten Kreis Unternehmen ausgeführt werden können.

Für eine freihändige Vergabe sprechen auch ein bestehender Patentschutz, oder wenn Leistungen auf Grund ihrer Art oder ihrer Ausführung nicht erschöpfend beschrieben werden können. Auch geringfügige Nachbestellungen auf der Grundlage eines bereits bestehenden Vertrages werden häufig freihändig vergeben.


Ausschreibungsbereiche

Bei der Durchführung von Ausschreibungen sind Bereiche definiert, die sich hinsichtlich der Bedingungen unterscheiden.

Klassischer Bereich

Der sogenannte klassische Bereich umfasst alle öffentlichen Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge. In diesem Bereich werden die oben genannten Formen der Ausschreibung ohne Einschränkungen angewandt.

Ausgenommen davon sind Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge:

  • die zum Verteidigungsbereich gehören
  • die unter die sogenannte Sektorenrichtlinie fallen
  • die für geheim erklärt wurden oder Sicherheitsbelange des Staates berühren
  • die auf Grund internationaler Vorschriften vergeben werden
  • die den Erwerb oder die Anmietung von Gebäuden betreffen
  • die Kauf, Entwicklung, Produktion und Koproduktion von Rundfunk- und Fernsehprogrammen betreffen
  • die Schiedsgerichts- oder Schlichtungsleistungen sind
  • die Verkauf, Ankauf und Übertragung von Finanzinstrumenten betreffen
  • die Dienstleistungen der Zentralbanken betreffen
  • bei denen es sich um Arbeitsverträge handelt
  • bei denen es um diverse Leistungen im Bereich Forschung und Entwicklung geht
  • die auf Grund eines ausschließlichen Rechts vergeben werden
  • die Dienstleistungskonzessionen betreffen

Sektoren

Für seitens der EU definierte Bereiche, die sogenannten Sektoren, gelten spezielle Ausschreibungsvorschriften (Sektorenrichtlinie).

Dazu gehören:

  • Wasserversorgung
  • Energieversorgung
  • Versorgung mit Verkehrsdienstleistungen
  • Postdienste

Verteidigungsgüter

Die Entscheidung über die Beschaffung von Verteidigungsgütern obliegt in der Bundesrepublik in der Regel den einschlägigen Gremien des Deutschen Bundestages. Soweit anderweitige Dienstleistungen und Güter für den Verteidigungsbereich ausgeschrieben werden, erfolgt das durch das Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung beispielsweise, wenn es den Bereich der Bundeswehr betrifft.

"Ausländische" Ausschreibungen

Innerhalb der Europäischen Gemeinschaft wird auch vom sogenannten Binnenmarkt gesprochen. Dieser Binnenmarkt ist ein einheitlicher Markt, der sich insbesondere durch den freien Verkehr von Waren, Dienstleistungen, Kapital und Personen auszeichnet. Innerhalb dieses Marktes können sich demzufolge die europäischen Bürger grundsätzlich ungehindert niederlassen und einer Arbeit, einer Ausbildung oder einer unternehmerischen Tätigkeit nachgehen. Hier wird von der sogenannten Dienstleistungs- und Niederlassungsfreiheit gesprochen.

Im Sinne dieses Binnenmarktes haben also auch alle Unternehmen gleichermaßen das Recht, sich an Ausschreibungen innerhalb des klassischen Bereiches in jedem Land der Gemeinschaft zu beteiligen, soweit sie die an alle Unternehmen gleichermaßen gestellten Kriterien erfüllen. In diesem Sinne gibt es also innerhalb des Binnenmarktes auch keine "ausländischen" Ausschreibungen.

Vielmehr war es Sinn der von EU-Parlament und Rat verabschiedeten Regelungen insbesondere seit Ende der 1990er Jahre, die Öffnung der öffentlichen Beschaffungsmärkte in der EU durch transparente und nichtdiskriminierende Verfahren für alle potenziellen europäischen Bewerber um öffentliche Aufträge voranzutreiben. Bis zu bestimmten Schwellenwerte ist aber die Ausschreibung nicht zwingend im Amtsblatt der EG zu veröffentlichen, so dass also ein interessiertes ausländisches Unternehmen Kenntnis von solchen Ausschreibungen nur erlangen kann, wenn es sich mit den einschlägigen Publizitätsverpflichtungen und den jeweiligen nationalen Gepflogenheiten auskennt.

Für Ausschreibungen im Rahmen der Sektorenrichtlinien gelten spezielle Zugangsbedingungen.


Prinzipieller Ablauf

Ausschreibung heißt letztlich die öffentliche Bekanntmachung des Bedarfs an Dienstleistungen oder Gütern und zwar auf der Grundlage der gesetzlichen Regelungen und nach den Vorschriften der einschlägigen Vergabeverordnungen.

Das bedeutet in jedem Falle, dass eine unmissverständliche Leistungsbeschreibung mit allen notwendigen Details hinsichtlich der Beschaffenheit, der Ausführungs- oder Lieferfristen etc. zu erfolgen hat. Diese Leistungsbeschreibung ist den fachlich geeigneten potenziellen Auftragnehmern mit der Möglichkeit zur Abgabe eines Angebotes öffentlich zugänglich zu machen.

Nach Ablauf der Ausschreibungsfrist wird das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt und der Zuschlag durch Beauftragung erteilt. Damit kommt der Leistungsvertrag zustande.


Schwellenwerte

Grundsätzlich regeln EU und nationale Regierungen bzw. Parlamente vermittels Schwellenwerten, ob und in welcher Weise welche Auftragsvolumen auszuschreiben sind.

So hat mit Stand vom Juli 2009 eine europaweite Ausschreibung von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen der Bundesstellen ab einem Auftragswert von 133.000 €, für Liefer- und Dienstleistungsaufträge aller anderen Auftraggeber ab 206.000 € und für Bauaufträge ab 5.150.000 € zu erfolgen.

Im Zusammenhang mit dem sogenannten "Zweiten Konjunkturpaket" hat die Bundesregierung am 27. Januar 2009 zur Beschleunigung öffentlicher Investitionen vereinfachte Verfahren unter anderem zur Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge des Bundes unterhalb der EU-Schwellenwerte beschlossen. Befristet für die Jahre 2009 und 2010 wurde die Einführung eines Schwellenwertes beschlossen

  • für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen in Höhe von 100.000 € (ohne Umsatzsteuer) für freihändige Vergaben und beschränkte Ausschreibungen
  • für die Vergabe von Bauleistungen in Höhe von 1 Mio. € (ohne Umsatzsteuer) für beschränkte Ausschreibungen
  • für die Vergabe von Bauleistungen in Höhe von 100.000 € (ohne Umsatzsteuer) für freihändige Vergabe

Unterhalb dieser Schwellenwerte sind die genannten Verfahren ohne weiteren Nachweis zulässig. Um allerdings Transparenz und Wettbewerb der Vergaben nicht zu gefährden, hat die Bundesregierung die Vergabestellen verpflichtet, ab einem bestimmten Auftragsvolumen darüber zu informieren, welches Unternehmen den Auftrag erhalten hat. Die Länder wurden aufgefordert, entsprechend zu verfahren.


Gemeinsames Vokabular CPV

Seitens der Europäischen Union ist für die Anwendung im öffentlichen Vergabewesen das sogenannte Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (Common Procurement Vocabulary – CPV) vorgeschrieben. Dabei handelt es sich um eine hierarchisch aufgebaute Liste von Leistungen und Liefergegenständen, denen jeweils eine eindeutige Schlüsselnummer (CPV-Code) zugeordnet ist. Diese CPV - Nummern und Bezeichnungen sind in der Verordnung (EG) Nr. 2195/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 5. November 2002 über das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)festgelegt.


Bekanntmachung der Ausschreibungen

Oberhalb der EU-rechtlich festgelegten Schwellenwerte müssen Ausschreibungen im Europäischen Ausschreibungsamtblatt (Amtsblatt S) veröffentlicht werden. Für die Bekanntmachung öffentlicher Liefer-, Bau- und Dienstleistungsaufträge hat die Europäische Kommission verbindliche Standardformulare erlassen. Die Auftraggeber müssen diese Vordrucke anwenden. Das dient der Vereinheitlichung der Ausschreibungsverfahren europaweit.

Unterhalb dieser Schwellenwerte legen die EU-Mitgliedsländer die Veröffentlichungspraxis selbst fest. In der Bundesrepublik gibt es keine bundesweit einheitlichen Vorschriften, hier sind also die Regelungen von Bundesland zu Bundesland teils verschieden. Ausschreibungen kommunaler Auftraggeber werden häufig auch in regionalen oder lokalen Tageszeitungen, in Fachzeitungen oder in amtlichen Veröffentlichungsblättern der jeweiligen Gemeinden veröffentlicht.

Wachsende Rolle des Internet bei Ausschreibung und Vergabe

Eine immer mehr zunehmende Rolle spielt allerdings das Internet bei der Veröffentlichung. Die meisten Bundesländer haben bereits, wie Nordrhein-Westfalen beispielsweise (www.vergabe.nrw.de), systematische Informationsplattformen eingerichtet. Auch der Deutsche Städte- und Gemeindebund (www.dstgb.de) hat ein elektronisches Vergabeinformationssystem etabliert. Auf Grund der föderalen Strukturen aber gibt es kein einheitliches amtliches Portal, das alle öffentlichen Ausschreibungen von Bund und Ländern zusammenfasst. Hinzu kommt, dass auch immer mehr privatwirtschaftliche Ausschreibungen stattfinden. Für Unternehmen, die sich an Ausschreibungen als Bieter beteiligen wollen, sind deshalb Portale wie www.submissionen.de optimal, wo öffentliche und privatwirtschaftliche Ausschreibungen gleichermaßen zu finden sind.

Immer mehr Dienststellen, Institutionen und anderweitig zur Ausschreibung verpflichtete Vertretungen der öffentlichen Hand nutzen das Internet, um ihre Ausschreibungen öffentlich bekannt zu machen. Zudem gibt es mittlerweile auch ein elektronisches Beschaffernetzwerk, wo Erfahrungen miteinander ausgetauscht werden. Die Europäische Union veröffentlicht die Ausschreibungen, die die vorgegebenen Schwellenwerte überschreiten.


Elektronisches Bieterverfahren

Neben der reinen Bekanntmachung von Ausschreibung über das Internet wird in Zukunft das komplette elektronische Bieterverfahren eine zunehmende Rolle spielen. Die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge ist in Deutschland bereits seit dem 01. Februar 2001 rechtlich zulässig.

Hinsichtlich dieser sogenannten vollständigen, medienbruchfreien elektronischen Abwicklung von öffentlichen Aufträgen waren vor allem Fragen der Rechtsverbindlichkeit zu klären. Dies ist mit dem Signaturgesetz und weiteren Regelungen geschehen. Für den verbindlichen, rechtssicheren elektronischen Vertragsschluss ist die Verwendung fortgeschrittener elektronischer Signaturen als Mindeststandard bei der elektronischen Angebotsabgabe Voraussetzung. Nähere Informationen dazu finden sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (www.bsi.bund.de) und bei der Bundesnetzagentur (www.bundesnetzagentur.de).


Internet-Auktionen

Das GWB gestattet auch elektronische Auktion zur "elektronischen Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes" (§101 Abs. 6). Bislang fehlen dafür aber noch die technischen Voraussetzungen.

Der Grundsatz der Schriftlichkeit, d.h. die Pflicht zur Abgabe von Angeboten in "mit schwarzer Tinte geschriebenen Buchstaben auf weißem Papier", der bisher das Vergabeverfahren prägte, wurde mit den Neuregelung hinsichtlich elektronischer Verfahren prinzipiell aufgehoben. Dies bedeutet perspektivisch auch, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt von den Vergabestellen Angebote in Papierform nicht mehr akzeptiert werden müssen. Hier gibt es durchaus Parallelen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen beispielsweise, die bereits heute schon nur noch in elektronischer Form zu erfolgen haben.

Bei elektronischen Bieterverfahren erfolgt in der Regel auch die Erteilung des Zuschlages in elektronischer Form vermittels sichererer Signatur.

Voraussetzung für die ausschließliche Anerkennung solcher elektronischer Verfahren ist die allgemeine Zugänglichkeit der dabei benutzten Netze, der notwendigen elektronischen Geräte und der Software-Programme.

Eine der Vorteile dieser elektronischen Verfahren ist die deutliche Verkürzung der Fristen, hinzu kommt die verbesserte Transparenz der Verfahren.

In sogenannten Beschafferprofilen stellen sich bereits schon viele Ausschreibende in ihren Internetauftritten den potenziellen Bietern vor.

Neuerdings betreibt der Bund unter der Verantwortung des Bundesministeriums des Innern eine zentrale Vergabeplattform, auf der die komplette elektronische Abwicklung eines Bieterverfahrens möglich ist. (www.evergabe-online.de)


Kriterien für Unternehmen

Grundsätzliches

GWB und die Vergabeordnungen schreiben vor, dass der jeweilige Auftrag nicht nur nach dem Kriterium der Wirtschaftlichkeit (angemessene Preise) zu vergeben ist, sondern dass das zu beauftragende Unternehmen fachlich geeignet, zuverlässig und wirtschaftlich leistungsfähig ist. Entsprechende Nachweise dafür können im Rahmen des Angebotsverfahrens verlangt werden.

Einhaltung Tariftreuegesetz

Darüber hinaus kann der Ausschreibende weitere Kriterien festlegen. Dazu gehört in Branchen, für die das Tariftreuegesetz gilt, auch dessen Einhaltung.

Umweltschutz

Vorgeschrieben werden können zudem umweltfreundliche Produktionsverfahren und die Ausschreibung kann auf die Beschaffung umweltfreundlicher Produkte beschränkt werden. (Ökologisch erzeugter Strom, Tropenholz aus nachhaltiger Forstwirtschaft oder organisch gewachsene Nahrungsmittel)

Preisrechtsvorschriften

Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind Marktpreise zugrunde zu legen und Selbstkostenpreise nur in Ausnahmefällen zulässig (Verordnung PR Nr. 30/53). Zuschläge erfolgen in der Regel zu Festpreisen.

Wer als Bieter ein Angebot auf eine Aufforderung eines öffentlichen Auftraggebers abgibt, unterliegt den Vorschriften dieser Verordnung. Preisabsprachen, die dagegen verstoßen, führen zur Nichtigkeit der Preisabrede.

Zuständig für die Überwachung der Einhaltung dieser Bestimmungen sind die Preisbehörden der Bundesländer, die in der Regel bei den Bezirksregierungen beziehungsweise den Regierungspräsidien ansässig sind. Frühere Baupreisverordnungen sind außer Kraft gesetzt.

Informationsmanagement

Unternehmen, die sich erfolgreich an Ausschreibungen beteiligen wollen, sind auf ein professionelles Informationsmanagement angewiesen.

Recherche und Kontakte

Das betrifft zuerst natürlich einmal die regelmäßige Beschaffung von Informationen über in Frage kommende Ausschreibungen: Die regelmäßige Recherche nach Vorabinformationen also, wer demnächst eine solche Ausschreibung vornimmt; die rechtzeitige Anforderung der Vergabeunterlagen und ihre sachgerechte Prüfung; der Kontakt zur Vergabestelle zur Klärung eventueller Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen und die schnelle und präzise Beantwortung von Rückfragen des Ausschreibenden hinsichtlich der Leistungsfähigkeit oder anderer Ausschreibungskriterien.

Bei begrenzten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben wird nur einbezogen, wer den ausschreibenden Stellen auch bekannt ist. Erfolg bei der Bewerbung um öffentliche Aufträge ist also auch an eine regelmäßige überzeugende PR-Arbeit gebunden, die Pflege der entsprechenden Kontakte zu den potenziellen öffentlichen Auftraggebern und ganz bestimmt nicht zuletzt an beste fachliche Referenzen.

Auftragsberatungsstellen

In allen Bundesländern gibt es von der deutschen Wirtschaft als Selbstverwaltungseinrichtungen betriebene sogenannte Auftragsberatungsstellen. Sie fungieren als Mittler zwischen Wirtschaft und öffentlichen Auftraggebern und bieten neben der grundsätzlichen Beratung von Auftraggebern und Auftragnehmern eine Reihe von Serviceleistungen an.

So benennen sie auf Anfrage Auftraggebern potenzielle geeignete Bewerber für Aufträge beispielsweise bei begrenzten Ausschreibungen oder für freihändige Vergaben. Potenzielle Auftragnehmer sollten sich bei diesen Auftragsberatungsstellen deshalb registrieren lassen. Sie bieten zudem Unterstützung bei der Bewerbung um öffentliche Aufträge. Eine bundesweite Koordination dieser Stellen erfolgt über die Ständige Konferenz der Auftragsberatungsstellen (www.abst.de), die derzeit in der Verantwortung der Beratungsstelle in Kiel liegt.

Präqualifizierungsverfahren

Empfehlenswert für Bauunternehmen ist zudem eine Präqualifizierung. Darunter wird eine vorgelagerte, auftragsunabhängige Prüfung der Eignungsnachweise entsprechend der in § 8 VOB/A definierten Anforderungen im Vergabeverfahren verstanden. Mit ihrer diesbezüglichen Eintragung dokumentieren Bauunternehmen ihre Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit. (www.pq-verein.de) Ein analoges bundesweites System für den VOL-Bereich ist derzeit im Rahmen der Ständigen Konferenz der Auftragsberatungsstellen im Aufbau.

Manche Unternehmen erstellen auch interne Handbücher, die analog eines Zertifizierungshandbuches die Prozesse für eine Ausschreibungsbeteiligung innerhalb der Firma systematisieren und damit die Erfolgschancen erhöhen.


Anforderungen an Angebote

Ein Angebot sollte gut durchdacht und sorgfältig ausgearbeitet sein und vor allem alle Vorgaben des Ausschreibenden vollständig berücksichtigen. Das heißt auch, es muss alle geforderten Erklärungen, Preisangaben, Nachweise etc. enthalten. Andererseits führt das, auch nur versehentliche Beifügen der eigenen AGB beispielsweise auf der Rückseite des Anschreibens, durch ein bietendes Bauunternehmen wegen unzulässiger Ergänzung der Verdingungsunterlagen zum Angebotsausschluss. (Urteil des OLG München vom 21. Februar 2008)

Um zum Zuge zu kommen, ist zudem auch die Form- und Fristenwahrung unumgänglich.

Allgemeine Anforderungen an Angebote:

  • Abweichungen technischer Spezifikationen müssen hinsichtlich Sicherheit, Gesundheit und Gebrauchstauglichkeit gleichwertig sein und eindeutig als solche bezeichnet werden
  • Änderungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig
  • Änderungen an Eintragungen des Bieters müssen zweifelsfrei sein
  • Angebote dürfen nicht auf Abreden zwischen verschiedenen Bietern beruhen (unzulässige Wettbewerbsbeschränkung)
  • Angebote müssen zum Eröffnungstermin vorliegen
  • Angebote sind im geschlossenen, unversehrten Umschlag einzureichen, auf dem zu vermerken ist, dass es sich um ein Angebot handelt, sowie Ausschreibungsnummer, Eröffnungsstelle und Eröffnungstermin zu benennen sind (im Baubereich außerdem die Arbeiten, um die es geht)
  • Beachtung des Selbstausführungsgebotes
  • Bedingungen oder Änderungsvorschläge im Anschreiben sind unzulässig
  • Bietergemeinschaften haben einen ihrer Vertreter zu bevollmächtigen
  • gültig sind nur Angebote mit eigenhändiger Unterschrift und Firmenstempel bzw. fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signatur
  • falls der Ausschreibende Nebenangebote zulässt, sind diese gesondert aufzuführen und deutlich zu kennzeichnen
  • Muster und Proben müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein
  • neben Preisen und den in der Ausschreibung abgeforderten Erklärungen sind keine Beifügungen zulässig
  • Preisnachlässe sind aufzuführen
  • Wahrung der Schriftform
  • Wahrung der Vertraulichkeit der übermittelten Angebote


Prüfung + Überwachung

Vergabekammern

Ist ein Unternehmen der Auffassung, dass in einem Vergabeverfahren der öffentliche Auftraggeber Vergabevorschriften verletzt, kann es die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor den laut GWB zuständigen Nachprüfinstanzen, in der Regel den Vergabekammern des Bundes oder der Länder, beantragen. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das als Bewerber oder Bieter ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten geltend macht. Der Antrag muss ein Begehren (Zuschlagserteilung) enthalten und nicht nur eine Bemängelung des Verfahrens darstellen. Zuvor muss jedoch der vermeintliche Verstoß beim öffentlichen Auftraggeber selbst gerügt werden. Nach Zuschlagserteilung sind Anträge unzulässig.

Für den Bereich der Aufträge des Bundes ist die zuständige Vergabekammer beim Bundeskartellamt eingerichtet. Während des Nachprüfungsverfahrens darf der Auftraggeber den Zuschlag nicht erteilen (Suspensiveffekt).

Spezielle Vergabeprüfstellen

Manche öffentliche Einrichtungen, wie das Bundesministerium für Wirtschaft an seinem Dienstsitz Bonn, richten auch eigene außergerichtliche Vergabeprüfstellen ein. Diese überprüfen auf Antrag eines Unternehmens oder von Amts wegen die Einhaltung der Vergabevorschriften bei Vergabeverfahren des BMWi einschließlich seiner nach geordneten Behörden. Im konkreten Fall kann diese Vergabeprüfstelle insbesondere die Aufhebung rechtswidriger und die Anordnung rechtmäßiger Maßnahmen anweisen sowie beratend und streitschlichtend tätig werden. Die Anrufung einer solchen Vergabeprüfstelle ist nicht Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren bei einer Vergabekammer.

Korruptionsprävention

Bund und Länder haben im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge auch Vorsorge gegen Korruption zu treffen. In Nordrhein-Westfalen ist beispielsweise am 1. März 2005 das Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung und zur Errichtung und Führung eines Vergaberegisters in Nordrhein-Westfalen in Kraft getreten. Es regelt die Verbindlichkeit eines Korruptionsregisters für den öffentlichen Bereich, enthält weitgehende Transparenzvorschriften und verpflichtet öffentliche Stellen, in korruptionsgefährdeten Bereichen Vorbeugemaßnahmen zu treffen. Beim NRW-Finanzministerium wurde in diesem Zusammenhang eine Informationsstelle für Vergabeausschlüsse eingerichtet, die das sog. Vergaberegister führt. Eintragungen in diesem Register können zum Ausschluss von Vergabeverfahren führen.


Vorschriften und Gesetze

Europäische Regelungen

  • EU-Vergaberichtlinie 2004/18/EG ("klassische Richtlinie") - regelt die Vergabe von öffentlichen Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen
  • EU-Vergaberichtlinie 2004/17/EG ("Sektorenrichtlinie") - regelt die Vergabe für den Bereich der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung, sowie der Postdienste
  • EU-Vergaberichtlinie 89/665/EG
  • EU-Vergaberichtlinie 92/13/EG
  • Verordnung (EG) Nr. 2195/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 5. November 2002 über das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
  • Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (Government Procurement Agreement - GPA) (Abkommen zwischen Vertragsstaaten der internationalen Handelsorganisation WTO zur Regelung des Zugangs zu öffentlichen Aufträgen)

Deutsche Regelungen

Die deutschen Gesetze und Regelungen beruhen auf den diesbezüglichen Beschlüssen der Europäischen Union (Richtlinien)und dienen deren Umsetzung in nationales Recht, soweit diese nicht bereits selbst in Deutschland direkte Rechtskraft besitzen (Verordnungen). Innerhalb des nationalen Gestaltungsspielraumes umfassen sie auch spezielle deutsche Regelungen, die so nicht mit denen anderer EU-Länder identisch sein müssen. Zu den hier aufgeführten Regelungen kommen eine Reihe weiterer nationaler Detailbestimmungen, sowie Vorschriften, Erlasse und Gesetze der einzelnen Bundesländer. Auch Kommunen und andere kommunalen Veraltungseinheiten erlassen Bestimmungen im Zusammenhang mit Ausschreibungen.

  • Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
  • Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)
  • Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)
  • Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)
  • Vergabehandbuch (VHB)
  • Vergaberechtsänderungsgesetz (VgRÄG)
  • Verordnung PR Nr. 30/53
  • Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV)



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